Ключ до успішної заяви — поєднання чіткої структури ділового документа з точним юридичним формулюванням прохання про відпустку без збереження заробітної плати. Це не просто папірець, а ваш офіційний запит на паузу, яку гарантує закон і яка дозволяє зберегти баланс між роботою та особистими обставинами.
Закон чітко розрізняє два типи таких відпусток: обов’язкові, коли роботодавець не має права відмовити певним категоріям працівників, та ті, що надаються за згодою сторін — до 30 календарних днів на рік у загальному випадку. Для одного дня найчастіше застосовується саме друга категорія, хоча за наявності підстав з переліку обов’язкових можна скористатися і першою.
Успіх залежить не лише від тексту, а й від своєчасності, правильності формулювань, а іноді — від доданих документів. Далі — детальний розбір для початківців і тих, хто вже не раз стикався з такими ситуаціями, з урахуванням актуальних правил станом на 2026 рік.
Коли один день паузи стає життєво необхідним
Раптовий виклик із садочка або школи, терміновий візит до лікаря для літньої людини, необхідність бути присутнім на оформленні документів чи сімейній події — саме такі моменти найчастіше змушують працівника шукати можливість взяти один день без збереження заробітної плати. У ці години робота відходить на другий план, а потреба бути в іншому місці стає пріоритетом.
Законодавство України передбачає таку можливість саме для того, щоб людина не опинялася перед вибором «робота чи важлива життєва справа». Один день може здатися дрібницею, але для працівника це часто питання спокою, здоров’я близьких або власної рівноваги. Коли такі паузи оформлені правильно, вони не створюють конфліктів і не псують репутацію.
У великих компаніях з електронним документообігом такі заяви обробляються за години. У невеликих колективах усе ще залежить від особистого контакту з керівником або кадровиком. У будь-якому випадку чітко оформлений документ прискорює процес і зменшує ризик непорозумінь.
Законодавчі гарантії: обов’язкові та добровільні відпустки без зарплати
Українське законодавство розмежовує два основні механізми надання відпустки без збереження заробітної плати. Перший — обов’язковий для роботодавця (стаття 25 Закону України «Про відпустки»). Другий — за згодою сторін (стаття 26 того ж Закону). Для одного дня правила ті самі, що й для довших періодів.
| Тип відпустки | Підстава | Максимальна тривалість | Чи може роботодавець відмовити? | Зараховується до стажу для щорічної відпустки? |
|---|---|---|---|---|
| Обов’язкова (ст. 25) | Конкретні категорії: матері/батьки з двома і більше дітьми до 15 років або дитиною з інвалідністю (до 14 днів на рік); чоловік, дружина якого у післяпологовій відпустці (до 14 днів); догляд за дитиною за медичним висновком; пенсіонери за віком та особи з інвалідністю III групи (до 30 днів); особи з інвалідністю I–II групи (до 60 днів) та інші випадки, прямо вказані в законі | Залежить від категорії (від кількох днів до 60) | Ні, зобов’язаний надати | Так (у більшості випадків) |
| За згодою сторін (ст. 26) | Сімейні обставини та інші поважні причини | До 30 календарних днів на рік (під час дії воєнного стану в окремих випадках — без обмеження за домовленістю) | Так, потрібна згода | Ні |
Інформація на основі чинної редакції Закону України «Про відпустки» (zakon.rada.gov.ua). Станом на липень 2026 року воєнний стан продовжено, що впливає на окремі додаткові гарантії для внутрішньо переміщених осіб та працівників за кордоном.
Для більшості ситуацій з одним днем працівники використовують статтю 26. Якщо ж ви підпадаєте під одну з категорій статті 25, варто прямо вказати це в заяві та додати підтверджувальні документи — тоді відмова буде незаконною.
Як написати заяву: детальна покрокова інструкція
Форма заяви довільна, але має відповідати правилам ділового документообігу. Ось послідовність, яка працює як для паперового, так і для електронного варіанта.
- Виберіть формат. Папір А4 або Word-файл для роздруківки. В компаніях з електронним документообігом — через внутрішню систему або з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Електронний варіант прискорює процес і залишає слід.
- Оформіть шапку. У правому верхньому куті: посада керівника в давальному відмінку («Директору ТОВ «Світанок» Петренку Івану Сергійовичу»). Нижче — ваші дані в родовому відмінку («від менеджера з продажу Коваленко Анни Петрівни»).
- Напишіть назву по центру. «ЗАЯВА» — великими літерами, без лапок і зайвих слів.
- Сформулюйте основний текст. «Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати на 1 календарний день 15 липня 2026 року у зв’язку з сімейними обставинами». Використовуйте саме формулювання «відпустка без збереження заробітної плати» — це юридично точний термін. Дата має бути конкретною, а не «на один день».
- За потреби додайте підставу та документи. Для обов’язкових випадків за статтею 25 вкажіть категорію та прикладіть копії (медичний висновок, свідоцтво про народження тощо).
- Поставте дату та підпис. Зліва — дата складання, справа — особистий підпис і розшифровка прізвища. Без цього документ вважається неповним.
- Подайте завчасно. Оптимально — за 2–5 робочих днів. У день події або пізніше ризик відмови зростає.
Для просунутих працівників можна додати посилання на статтю закону: «…відповідно до статті 26 Закону України «Про відпустки»». Це демонструє обізнаність і іноді прискорює погодження.
Приклади та готовий зразок для копіювання
Ось базовий зразок, який можна адаптувати:
Директору ТОВ «Приклад»
Петренку Івану Сергійовичу
від головного спеціаліста відділу продажів
Коваленко Анни Петрівни
ЗАЯВА
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати на 1 календарний день 15 липня 2026 року у зв’язку з сімейними обставинами.
15 липня 2026 року
(підпис) Коваленко А. П.
Варіант для ситуації з дитиною: «…у зв’язку з необхідністю супроводження дитини до медичного закладу (додаю копію направлення)».
Варіант для просунутого працівника: додайте фразу про статтю 26 та вкажіть, що заява подана через корпоративну систему з КЕП.
Помилки, яких припускаються навіть досвідчені працівники
Багато заяв повертають або відхиляють через дрібні, але критичні недоліки.
- Використання слова «відгул» замість «відпустка без збереження заробітної плати». Це розмовний термін без юридичної сили, і кадрова служба має право попросити переписати документ.
- Формулювання «на один день» без конкретної дати. Обробка такої заяви затягується, бо неможливо видати наказ.
- Емоційний або надмірно детальний текст з виправданнями. Діловий стиль — лаконічність і чіткість.
- Подача в останній момент або в день події. Роботодавець має право відмовити через неможливість оперативно оформити наказ.
- Відсутність дати складання або особистого підпису. Документ без цих елементів вважається недійсним.
- Неправильний адресат (наприклад, на ім’я HR-менеджера замість директора). Заява може загубитися в ланцюжку погоджень.
Кожна з цих помилок подовжує процес або призводить до відмови. Виправити їх просто — достатньо один раз запам’ятати правильний шаблон.
Чек-лист готовності заяви
Перед подачею перевірте кожен пункт:
- Шапка містить повні реквізити керівника та ваші дані.
- Назва документа — «ЗАЯВА» по центру.
- У тексті використано формулювання «відпустка без збереження заробітної плати».
- Вказана точна дата (а не «на один день»).
- Причина сформульована стисло і зрозуміло.
- За наявності підстав за статтею 25 додано копії документів.
- Поставлено дату складання та особистий підпис.
- Заява подана за 2–5 днів (або через електронну систему з КЕП).
- Збережено копію для себе (фото або файл).
- Якщо компанія використовує електронний документообіг — заяву зареєстровано в системі.
Пройшовши цей список, ви значно підвищуєте ймовірність швидкого погодження.
Вирішення проблем: що робити при відмові чи затримці
Іноді заява не отримує схвалення з першого разу. У такій ситуації важливо діяти спокійно і послідовно.
Спочатку попросіть письмове пояснення причини відмови. Роботодавець не зобов’язаний його давати для відпусток за згодою сторін, але письмовий запит часто прояснює ситуацію. Якщо ви підпадаєте під статтю 25, відмова є незаконною — у такому випадку можна звернутися до Державної служби України з питань праці або до суду.
У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли працівниця подала заяву з формулюванням «прошу відгул», і документ повернули. Після заміни на правильне юридичне формулювання та додавання конкретної дати заява була погоджена того ж дня.
Альтернативи при відмові: домовитися про дистанційну роботу на цей день, використати накопичені години переробітку (якщо такі є) або перенести дату. У деяких компаніях передбачені «дні здоров’я» або інші нестандартні механізми — варто поцікавитися у HR.
Питання, які найчастіше виникають у працівників
Чи можна взяти один день за свій рахунок на вихідний або свято?
Так, якщо вказати конкретну календарну дату. Проте в цей день ви не працюєте і без того, тому економічного сенсу зазвичай немає. Краще обрати робочий день.
Чи впливає один день без збереження зарплати на щорічну відпустку та стаж?
Для відпусток за статтею 26 — ні, цей період не зараховується до стажу, що дає право на щорічну оплачувану відпустку. Для обов’язкових відпусток за статтею 25 — у більшості випадків зараховується.
Скільки таких днів можна взяти на рік?
За статтею 26 — до 30 календарних днів сумарно. Обмеження не стосується окремих категорій за статтею 25. Під час дії воєнного стану в певних ситуаціях можливі додаткові варіанти.
Чи дійсна електронна заява з КЕП?
Так, якщо компанія використовує систему електронного документообігу. Така заява має повну юридичну силу і прискорює процес.
Що робити, якщо причина особиста і не хочеться її деталізувати?
Достатньо формулювання «у зв’язку з особистими обставинами» або «сімейними обставинами». Деталі не обов’язкові, крім випадків, коли ви претендуєте на обов’язкову відпустку за статтею 25.
Правильно оформлена заява на один день — це не формальність, а інструмент, який дозволяє залишатися ефективним працівником і водночас дбати про важливі сторони життя. Знання правил і чіткість у формулюваннях роблять цей процес простим і передбачуваним.
