Перед тим як приступати до реалізації бізнесу, треба обов’язково провести попередню підготовку та розрахунки. Необхідно врахувати усі можливі витрати, зокрема випадкові, щоб мати приблизне уявлення про майбутній рівень прибутку. Саме задля визначення й врахування усіх витратних статей й створюється кошторис на 2019 рік в Україні. До створення цього документа треба ставитися дійсно серйозно, адже без належного уявлення про доходи та витрати у підприємства можуть неочікувано закінчитися кошти, після чого йому просто доведеться припинити функціонування. Більш того, кошторис відіграє дуже важливу роль не лише у приватному підприємстві. Цей документ створюється навіть при розробці проекту звичайного будинку.
Насправді при реалізації будь-якої ідеї без детального розрахунку та планування не завжди вдається зробити заплановане. Саме тому кошторис повинен складати точно та відповідально. Однак кожному варто більш детально ознайомитися з його призначенням та основними елементами.
Що взагалі являє собою кошторис?
Якщо не вдаватися в деталі та не шукати точного тлумачення цього поняття, то можна вважати, що кошторис являє собою фінансову звітність чи документацію, в якій зазначають усі витрати за визначений термін. При чому витрати можуть бути заплановані та випадкові. Усі витратні статті повинні детально розписуватися, щоб було чітко видно, куди саме та на які потреби направляються кошти. Водночас в документі повинна обов’язково міститися інформація про усі прибуткові статті та загальні суми прибутку за той самий період. Це дозволяє визначити, яким саме є кінцевий рівень прибутку.
Як показує практика, для приватних підприємців кошторис є більш значущим, ніж для державних установ та замовників. Річ у тум, що підприємець самостійно планує межі своїх витрат за допомогою цього документу. Якщо цього не робити, то тоді витрати не будуть контролюватися. При чому будь-яке перевищення межі може різко призвести до банкротства підприємства. Якщо керівник установи підпорядковується державній владі, то бланки кошторисів на 2019 рік можуть слугувати певним видом звітності. Якщо інспектори виявлять невідповідну витрату коштів, то за таку діяльність керівник установи чи організації може бути покараний за нецільові витрати відповідно до положень Кримінального кодексу України.
Варто знати, що розробляти кошторис повинні навіть ті компанії та організації, у яких оборот коштів є мізерним. Це дозволить не виходити за межі дозволених витрат та мати хоч якусь звітність щодо обороту коштів. У випадку, коли складається цивільно-правовий договір, який повинен підкріплюватися кошторисом, його деталі в обов’язковому порядку узгоджуються між сторонами, а саме між роботодавцем чи замовником та виконавцем робіт чи працівником.
Дуже важливо щоб бланк кошторису у 2019 році заповнювався виключно досвідченим спеціалістом. Навіть невеличкі помилки у цьому документі можуть призвести до появи нецільових та невідповідних витрат, а також до нестачі фінансування, зникнення коштів, тощо. Також цей документ повинен бути офіційно затверджений сторонами або керівництвом установи, де він створювався.
Як саме використовується цей документ?
Отже, правильно розроблений кошторис дає змогу заздалегідь врахувати усі майбутні заплановані та в деяких випадках навіть випадкові витрати. Це дозволяє також продумати, як саме будуть розподілятися кошти та чи необхідно взагалі залучати сторонні фінансові фонди. Розрахунки має завжди проводяться дуже точно, завдяки чому будують виключно реалістичні плани. Також кошторис дозволяє вирахувати собівартість усього проекту та вартість реалізованого проекту. На основі цих даних виконавець робіт встановлює замовнику обґрунтовану ціну товарів та послуг.
У комерційних організаціях, де кошторис створюється зазвичай для внутрішнього контролю, раніше цей документ розроблявся виключно у вільній формі. Однак останнім часом більш популярним став бланк плану використання бюджетних коштів, що заповнюється за допомогою спеціального програмного забезпечення. Самі форми створюються згідно з нормативною базою за певними методиками. Як показує практика, використання форм є більш доцільним, оскільки планування в такому випадку виявляється більш точним. На додачу під час виникнення якихось суперечок сторони звертаються саме до кошторису та оперують інформацією, що міститься в ньому.
Яка інформація входить до кошторису?
Оскільки цей документ являє собою план, у якому відображаються усі прибутки та витрати, у ньому містяться дві відповідні частини. Особливості структури цього документа полягають у тому, що вони дозволяють врахувати можливість фінансування з місцевих, спеціальних чи загальних фондів певного рівня. Що стосується бланка, то він є однаковим для всіх та повинен в обов’язковому порядку затверджуватися представниками Міністерства фінансів України. Загалом уся інформація у кошторисі розбита на декілька розділів:
- Загальна інформація, у якій містяться відомості про сам проект, замовника робіт та їх виконавця.
- Перелік усіх необхідних для виконання робіт матеріалів, а також можливих додаткових матеріалів.
- Детальна інформація про самі роботи, їх загальна тривалість, окрема вартість, кількість необхідного штату для їх виконання, тощо.
- Дані щодо обладнання, яке потрібно для виконання робіт. Тут також вказується вартість години чи загального часу роботи цього обладнання.
- Приблизний розрахунок загальної вартості усіх робіт.
- Дані про наявність додаткових нарахувань, витрат чи якихось знижок.
- Податок на додану вартість з урахуванням усіх змін й поправок.
- Кінцеві дані й суми, затверджені замовником робіт, їх виконавцем, а також розробником документа, якщо такі особи наявні.
У разі якихось змін повинна створюватися спеціальна довідка про зміни до кошторису, бланк 2019 року є однаковим для усіх.
Як взагалі створюється цей документ?
Що стосується заповнення бланка кошторису, то це робиться за допомогою спеціального програмного забезпечення, якого є дуже багато. Загалом вибір програми залежить виключно від особистих переваг чи від умов праці в тій чи інший організації, компанії. Усі програми є адаптованими до стандартів бухгалтерського обліку, а тому ніяких складностей чи проблем виникати не повинно.
Однак сама процедура складання кошторису є досить довгою. Все розпочинається з того, що фінансові органи певного рівня надають інформацію про граничні обсяги видатків загального фонду проекту згідно з планом бюджету на наступний рік. Також додатково надається уся інформація, необхідна для правильного розрахунку величини видатків у проектах, передається квартальний звіт в казначейство. Після цього надсилаються бюджетні запити та формуються прибуткові та витратні частини кошторису. Дані у документі обов’язково перевіряються та затверджуються.
Детальніше про план видатків
Саме плану видатків зазвичай приділяється найбільша увага. Оскільки надходження до установ та організацій у більшості випадків є сталими й постійними, плани видатків розробляються помісячно. Видатки розподіляються з врахуванням пріоритетності витрат, які були заплановані. Також треба знати, що при розробці кошторису не планується, що будуть наявні залишки коштів. Однак вони бувають у тих випадках, коли рівень надходжень є більшим за запланований. В такому випадку установа зобов’язується направити залишки на пріоритетні напрямки, що необхідні для виконання основних функцій, але які не є забезпечені попередньо розподіленими коштами.
Усі видатки мають підкріплятися розрахунками. Що стосується питання витрат, то усе повинно відбуватися у чітко визначених кошторисом та планом видатків межах. Також важливу роль відіграє зведення показників спеціального фонду кошторису та загального фонду. Будь-яке перевищення меж визначається як перевитрачання коштів держаного бюджету. Тож нецільове та неправомірне використання тягне за собою кримінальну відповідальність згідно з положеннями чинного законодавства.
Внесення змін
Законодавством визначено, що в деяких випадках до кошторису можуть вноситися певні зміни. В такому випадку обов’язково робиться довідка про зміни до кошторису, бланк якої також є єдиним для усіх компаній та організацій. Зміни вносяться у наступних випадках:
- Якщо виникає необхідність у перерозподілі видатків замовника робіт.
- У разі прийняття акту, в якому йдеться про передачу прав та розпорядження видатків з бюджету, тобто змінюється розпорядник робіт.
- Коли виникає потреба у збільшенні розмірів видатків з певної причини (наприклад, коли сума надходжень є набагато більшою чи витрати є значно меншими).
- Якщо приймається рішення про зменшення загальної суми видатків з державного бюджету на увесь рік.
- Коли відбувається додатковий розподіл коштів, що залишися невикористаними внаслідок попереднього розподілу.
- Відбулися якість зміни в законодавстві чи у проекті бюджету на цілий рік.
Навіть якщо зміни у кошторисі є незначними, то довідки мають складатися в обов’язковому порядку. Вони затверджуються в такому самому порядку, як і сам документ. Також треба знати, що за виконанням плану кошторису слідкують державні органи, а тому важливо своєчасно надавати їм відповідні довідки. Довідка про зміни до кошторису (додаток 11)(нова форма)не обов’язково має бути оригінальна, можна надавати копії, але вони мають бути офіційно завіреними. Усе це гарантує затвердження показників кошторису на усіх рівнях. Більш того, своєчасне надання усіх документів забезпечує правильне використання коштів бюджету.
